Презентации, переговоры, совещания, отчеты — ощущаете себя белкой в колесе? Возможно, пора сделать паузу и понять, что же вы делаете не так.
По данным портала Superjob.ru, две трети наших соотечественников считают себя трудоголиками. Коучи и тренеры уверяют, что высокая занятость — это еще не показатель продуктивности и успеха. А между тем во многих странах наблюдается тенденция к сокращению рабочего времени: французы и британцы проводят в офисах около 35 часов, а голландцы и вовсе 21 час в неделю. Специалисты говорят: хватит работать много, пора работать эффективно.
В сегодняшней статье мы расскажем о том, как не тратить время на бесполезные вещи и сделать работу более эффективной.
— Сократите время на совещание. Обычно совещания длятся час, чуть больше часа, хотя в этом нет необходимости. 30-35 минут вполне достаточно, чтобы обсудить текущие дела, кроме того, сократив время, вы научитесь излагать свои мысли кратко и по существу.
— Составьте план совещания. Собрания по поводу и без — обычное дело для многих компаний. Однако стоит заранее подготовить план встречи: определите тему обсуждений. Если повестка не в вашей компетенции, то смело отказывайтесь от участия.
— Начинайте совещание вовремя. Возьмите за правило начинать совещание в определенное время, даже если кто-то опаздывает. Если отсутствуют главные участники встречи, переносите собрание.
— Отдыхайте между совещаниями. Это необходимо, чтобы проанализировать встречу, уяснить важное из нее, подвести итог. Только после этих всех составляющих будет эффект от совещания, поэтому не пренебрегайте небольшими паузами между совещаниями.
— Используйте смекалку, расставляйте приоритеты. Если вы знаете, что предстоящее совещание с коллегами будет пустой тратой времени, то назначьте более продуктивную встречу вне офиса. Коллегам объясните, что вам необходимо обсудить с партнером ключевые моменты сделки, а на общем еженедельном собрании от вас не будет такого толку.
— Составляйте план на день. Планирование необходимо для того, чтобы ничего не забыть. Если не любите пользоваться ежедневниками и планерами найдите способ обойтись без них, например, используйте диктофон или таблицы Excel. Ключевые задачи, выполнение которых важно для успеха компании, должны быть всегда в приоритете.
— Если не можете сказать «нет», скажите «не я» или «не сейчас». Чтобы выбраться из-под волны чужих просьб, ежедневной рутины и лавины писем научитесь говорить «нет». Кроме того, если вы не обещали кому-то, что будете доступны в тот или иной день и час или же, например, ответите на письмо, как только его получите, то у коллег нет оснований требовать от вас немедленного внимания. Также не стоит сразу бросаться отвечать на все входящие письма и звонки в неподходящее для вас время, если вопрос не срочный, он может и подождать.
— Поставьте телефон на беззвучный режим. Технический прогресс не всегда помогает в работе. Постоянно всплывающие баннеры на телефоны, отчеты о входящих сообщениях и письмах отвлекают от рабочего процесса. Чтобы сделать работу более эффективной, поставьте телефон на автоответчик или беззвучный режим и проверяйте его через определенные интервалы времени. Так вы сможете лучше сосредоточиться на работе.
— Ходите на обед. Повысить работоспособность и вернуть спокойствие можно во время обеденного перерыва. Сделайте небольшую зарядку или прогуляйтесь с коллегой — физическая нагрузка способствует выработке эндорфинов, которые ответственны гормоны счастья.
Надеемся, что наши советы помогут вам в рабочем процессе.
